Communications

Qui dit printemps dit ménage ! | Avril 2024

Nous procédons graduellement à l’harmonisation des noms de programmes pour les organismes demandeurs. Bientôt, les ajouts de programmes seront formatés uniformément afin de faciliter l’analyse de données. Ce changement devrait avoir peu d’impacts pour les utilisateurs mais ne vous inquiétez pas, rien ne sera fait sans vous consulter et vous informer des démarches avant tout changement.

Chez les organismes de santé, un ménage de la structure des organisations est en cours. Ainsi le nom des organismes et des organismes de gouvernance sera inversé, ce qui permettra de voir les sites d’un CISSS-CIUSSS plutôt que d’une région. Ce changement touchera surtout les organismes qui se situent dans une même région administrative comme Montréal, Montérégie et Capitale Nationale. Nous en profitons pour mettre à jour les anciens CSSS qui paraissaient encore dans HSPnet. 

Nous sommes en consultation avec des OD pour évaluer l’impact de réduire le nombre de sites en les regroupant par mission. Par exemple au lieu d’avoir chaque GMF comme site il y aurait un seul site pour tous les GMF (Ex : GMF-CCSMTL) et chaque GMF serait détaillé dans la destination (Ex : GMF du Soleil). Le service reste tel quel. Le nombre de sites a un impact sur le coût d’utilisation de HSPnet, de là l’intérêt à en réduire le nombre. 

Une initiative nationale, issue de l’Alberta, regroupe en comité quelques coordonnateurs provinciaux du Canada pour faire du ménage dans les types de stage. Il existe plus d’une vingtaine de types de stage (préceptorat, groupe, projet, mentorat, stage individuel, etc.) et à peine 5 d’entre eux sont utilisés à travers le Canada. Nous réfléchissons à une façon plus logique de définir les types de stage. Là aussi, ceux qui ont utilisé des types de stage voués à disparaître seront interpellés pour discuter de l’impact du retrait de ces types de stage et présenter des alternatives.

Pour terminer, Christine révise les guides de la Base de connaissances pour corriger des coquilles ou des consignes moins claires, et mettre les captures d’écran à jour. Si vous voyez des fautes ou des mises à jour à faire dans les guides de la Base de connaissances, écrivez-nous à HSPnetQc.ccsmtl@ssss.gouv.qc.ca.

Votre collaboration est essentielle pour mener à bon port toutes ces améliorations. Merci ! 

Nouvelle Base de connaissances | Fév. 2024

La Base de connaissances se refait une beauté ! À compter du 13 février, vous verrez des changements quand vous y accéderez. Pour celles et ceux qui souhaiteraient avoir une démonstration sur les nouvelles fonctions de la bibliothèque de HSPnet, inscrivez-vous le 29 février de 14h à 15h via ce lien: https://app.smartsheet.com/b/form/76e90f54e9064780b4efd207d7143317 

Vous accédez à la Base de connaissances via Assistance > Base de connaissances, en bas à gauche de votre écran de bienvenue. 

Signalisation des conflits et ménage à venir | Nov. 2023

Plusieurs organismes demandeurs parmi vous êtes en pleine gestion de conflits des stages qui se dérouleront à l’hiver 2024. Nous espérons que l’activation de la signalisation de conflit vous sera utile.  

Organismes receveurs, vous serez bientôt contactés pour la mise à jour de votre structure d’organisme et de sites.  

À tous les administrateurs locaux, nous vous invitons, dès maintenant, à désactiver les utilisateurs et sites/programmes qui ne sont plus actifs dans votre département. HSPnet change sa méthode de facturation* qui sera dorénavant basée sur ces deux critères: le nombre d’utilisateurs actifs et le nombre de programmes (OD) et sites (OR) actifs, donc utilisés dans les 180 derniers jours.

Note: Il ne s'agit pas ici du module de facturation pour accueil de stagiaires mais bien de la facturation envoyée à chaque établissement en lien avec l'utilisation de HSPnet.

Rôles de la coordination provinciale | Sept. 2023

À la fermeture de l’Agence de santé et services sociaux de Montréal, le ministère de la Santé et des services sociaux a confié le mandat de coordination provinciale de HSPnet au CIUSSS du Centre-Sud-de-l’île-de-Montréal (CCSMTL) pour lequel un financement lui est octroyé.

Notre plan d’action vise 6 objectifs :

1. Soutenir le développement de HSPnet au Québec;
2. Mettre à jour la documentation de HSPnet pour le Québec;
3. Définir et mettre en place une structure organisationnelle de HSPnet au Québec
4. Représenter et faire rayonner HSPnet au Québec;
5. Développer et offrir des formations à la communauté HSPnet au Québec;
6. Gérer les budgets et la facturation HSPnet.

Le tout en vous impliquant, vous, membres de la communauté HSPnet. Nous avons du pain sur la planche et comptons sur votre collaboration dans cette aventure !

Programme de mentorat pour implanter l’accès aux étudiants | Sept. 2024

Les établissements d’enseignement qui ne savent pas par où commencer ou qui ont des inquiétudes peuvent s’inscrire au programme de mentorat mis sur pied par la coordination provinciale. Plusieurs mentors expérimentés se sont portés volontaires pour vous soutenir dans la mise en place de cette fonction. Ils vous partageront leur façon de faire, leurs trucs et outils, et seront disponibles pour répondre à vos questions.  

Vous n’êtes pas obligés de passer par le programme de mentorat. Vous pouvez très bien implanter cette fonction vous-mêmes : plusieurs guides et vidéos sont disponibles dans la Base de connaissances de HSPnet. 

Rendez-vous à la Question du Jour pour voir la procédure à suivre pour donner vous-même accès à vos étudiants.

De plus, une formation en direct est aussi offerte le 26 novembre prochain de 11h à 12h.

Si vous souhaitez participer au programme de mentorat, que ce soit à titre de mentor ou de mentoré, écrivez-nous à hspnetqc.ccsmtl@ssss.gouv.qc.ca.

Accès aux adresses courriel des étudiants et confidentialité | Sept. 2024

Un des défis majeurs des organismes receveurs (OR) est d’obtenir les coordonnées des étudiants afin de leur communiquer des informations importantes avant le début de leur stage. Or, il est possible d'obtenir ces informations via le Menu des rapports > Assistants de rapport > Liste d’accès/sécurité. Il faut toutefois que l’organisme demandeur (OD) ait téléversé l’adresse courriel des étudiants dans HSPnet ou qu'il ait donné accès à HSPnet à ses étudiants et que ceux-ci consentent à "libérer" leur adresse courriel.

À plusieurs reprises lors de la création du rapport, HSPnet vous rappellera que ce rapport ne peut être utilisé à d’autres fins que celles identifiées dans le choix de rapport. Ce qu’il faut comprendre c’est que, conformément à la Loi 25 et tel que précisé dans le formulaire de consentement, les données des étudiants ne peuvent être utilisées que dans le cadre de leur stage. Vous ne pouvez pas, par exemple, partager ces informations avec d’autres services, même de votre établissement, dans un but de recrutement, de recherche ou de sondage. Attention, est exclue ici l'évaluation de l’expérience de stage (sondage de satisfaction) car cela concerne directement le stage.

Vous pouvez donc utiliser le rapport Liste d’accès/sécurité pour récupérer les adresses courriel des étudiants mais uniquement dans la mesure où ces informations serviront à la coordination du stage des étudiants.

Pour toute la procédure à ce sujet, consultez la section Trucs et Astuces de cette édition.

Révision des types de stage | Déc. 2024

Nous sommes heureux de vous annoncer qu'après un effort collectif avec nos partenaires des autres provinces canadiennes, la liste des types de stages a été révisée et passe de 23 à 12 types. 

Vous pouvez consulter dès maintenant le glossaire révisé des Types de demandes de stages avec des définitions et des exemples, dans la Base de connaissances.  

Ce n’est qu’à partir du 1er janvier 2025 que les nouveaux types de stages seront disponibles dans la base de données HSPnet. Jusqu’au 31 décembre, les types de stages resteront tels quels. Toutes les demandes de stages qui auront été faites avant le 1er janvier 2025 garderont le type de stage qui leur a été assigné au moment de la création de la demande; ils ne seront pas remplacés par les nouveaux types de stages. 

Pour vous accompagner dans cette transition, une présentation est prévue le jeudi 12 décembre 2024 de 11h à 11h30. Il n’est pas nécessaire de vous inscrire. Voici le lien de connexion: 

https://ca01web.zoom.us/j/63702470273?pwd=ETPK6YbnPkHmFAVaVLOvRbCbgi8lSn.1 

💡  Si vous souhaitez tester vos connaissances sur les types de stages, nous vous invitons à compléter ce QUIZ: https://forms.office.com/r/EpzLTTzwqd 💡 

Si vous avez des questions ou des inquiétudes, n’hésitez pas à nous contacter à hspnetqc.ccsmtl@ssss.gouv.qc.ca. 

Consultation sur les rehaussements à apporter à HSPnet | Déc. 2024

Cet automne, plusieurs d’entre vous avez été conviés à compléter un sondage afin de classer 34 rehaussements, selon la priorité que vous souhaiteriez leur accorder, de priorité élevée à priorité basse. Voici les 10 priorités les plus élevées: 

Des 81 personnes ayant répondu au sondage, 49% proviennent d’organismes receveurs et 51% d’organismes demandeurs. Les participants étaient invités à voter sur toutes les priorités énumérées, avec la possibilité d’indiquer si la question ne les concernait pas. 

Ces rehaussements ont été soumis au siège social à Vancouver qui les soumettra à un comité chargé de prioriser l'ensemble des demandes faites au Canada.

Programme de mentorat | Déc. 2024

Au dernier numéro, nous vous annoncions un programme de mentorat pour accompagner les établissements d’enseignement qui souhaitent donner l’accès à HSPnet à ses étudiants.  

Six (6) mentors ont généreusement offert de se porter volontaire : 

• Erik de Agostinis, collège Champlain 
• Louis Barrière, Université de Sherbrooke
• Marie-France Boisvert, CFP des Laurentides 
• Mélissa Poirier et Myriam Bélanger, CFP du Suroît
• Katleen Hodgson, Université du Québec en Outaouais

Et onze (11) établissements ont levé la main pour se faire mentorer. Nous avons réussi à jumeler tout le monde à un.e mentor !

Le programme bat son plein ! 

Formulaire de consentement révisé | Déc. 2024

C’était la demande prioritaire: que le formulaire de consentement soit révisé. Le Québec a donc procédé à la révision du formulaire en ajustant, entre autres, l’âge du consentement à partager ses informations personnelles.  

Le formulaire de consentement permet à l’Étudiant.e d’autoriser à ce que ses informations personnelles soient utilisées dans HSPnet afin de coordonner ses stages obligatoires à l’obtention de son diplôme. 

Vous trouverez la version révisée du formulaire de consentement ici ou dans la page d’accueil de HSPnet > Vie privée > Vie privée et sécurité - ressources > Consentement de l’étudiant 

Si vous avez de la difficulté à accéder au document, maintenez les touches Ctrl et Enter alors que votre souris est placée sur Formulaire de consentement. Vous pourrez le récupérer dans vos téléchargements.