Trucs et Astuces

Quand les acronymes nous éclairent | Sept. 2023

Comment s'y retrouver quand on doit gérer les demandes de stage dans un site qui regroupe plusieurs directions ?

Vous pouvez faire précéder le nom de la destination par l'acronyme de la direction concernée. Par exemple, dans un CLSC, les demandes de stage en soins à domicile seront déposées dans la destination SAPA-Services à domicile. Dans ce même CLSC, se retrouve la destination JEUN-Enfance-Famille ou encore DSMD-Guichet d'accès en santé mentale adulte.

Cette information a l'avantage de présenter la variété des services dans un même site et d'aider le nouvel utilisateur HSPnet à se repérer en un simple coup d'œil.

Par Christine Brassard

Sommaire des stages (Sommaire DS) | Sept. 2023

Cette fonction vous aidera à trouver des milieux de stage et vous présente le taux d'occupation de ces destinations. Organismes demandeurs, votre demande est en conflit ? Organismes receveurs, votre destination ne peut accueillir d'étudiants et vous souhaitez offrir une alternative au coordonnateur demandeur ? Sommaire DS est là !

La fonction se trouve dans le menu de gauche pour les OR ; sous Fiches de travail à gauche pour les OD.

Elle permet de voir, par type de stage (groupe, individuel ou les deux), le taux d’occupation d’un service (ex : Chirurgie) ou d’un site, pour chacune de ses destinations. Par la même occasion, la fonction vous permet de voir tous les milieux d’une région ou d’un organisme qui offrent des stages dans un service en particulier (Ex : Réadaptation en hôpital) ainsi que toutes les destinations d’un site.

Voici un exemple de recherche de milieux pour des stages de groupe, en réadaptation hospitalière :

Et un exemple de recherche de milieux dans un site en particulier :

Le taux d’occupation est indiqué par la couleur des pastilles. Il n’est toutefois pas disponible lorsque vous sélectionnez TOUS dans Type de stage. Vous aurez plutôt le nombre de demandes et d’étudiants pour chaque destination :

Lorsque la fonction de signalisation de conflits d’horaire sera activée cet automne, vous pourrez y voir les conflits d’horaire et aurez l’option de ne voir que les conflits en sélectionnant le mode « Conflits d’horaire seulement ».

Novembre 2023

Signalisation des conflits

Avez-vous remarqué une nouvelle icône dans votre boite de sortie ou d’entrée ? 

Cette icône vous indique que la demande de stage de groupe est en conflit avec un autre stage. Vous pouvez procéder de la même façon que d’habitude pour résoudre le conflit. Une fois résolu, l’icône disparaîtra. Un guide rapide est disponible dans la base de connaissance sous le nom : Signalisation des conflits.

Notez que les stages en préceptorat ne génèrent pas de conflit.

IMPORTANT : Il faut spécifier les jours et les quarts du stage afin de pouvoir identifier les conflits.

Activation de votre messagerie par défaut pour utiliser l’envoi de courriels via HSPnet

Et cette icône, vous l’avez vue à plusieurs endroits dans HSPnet ? 
Vous avez cliqué mais ça ne fonctionne pas ?

Voici comment définir votre messagerie par défaut dans HSPnet :
Accédez aux paramètres de votre ordinateur à partir de l'icône de démarrage située dans le coin inférieur (gauche) de votre écran > Paramètres > Applications (ou Applis) > Applications par défaut > Courrier > Sélectionnez votre messagerie par défaut, probablement Outlook.

Restriction d’accès aux informations de stage (OD et OR)

Les étudiants ayant un accès à HSPnet peuvent consulter les informations de leur stage (ex. coordonnées des personnes ressources) une fois celui-ci confirmé par l’OR.

Toutefois, il est possible, de masquer ces informations jusqu’à quelques jours avant le début du stage.

Ainsi, s’il y a des changements entre le moment de la confirmation du stage et le début du stage, l’étudiant ne verra que les informations à jour. 

OD : 
Maintenance > Configuration > Cours > (la feuille cochée) > Personnes-ressources.

OR : 
Maintenance > Configuration > site ou destination > (la feuille cochée) > Personnes-ressources

Le guide rapide s’appelle Masquer l’accès des coordonnées de l’enseignant, de l’agent de destination ou du superviseur aux étudiants ayant accès à HSPnet.

Implantation de l’accès aux étudiants dans les CFP
Si vous êtes dans le processus d’octroyer des accès aux étudiants, que ce soit l’accès régulier ou avancé, Sonia Bourbeau, du Centre de services scolaire du Chemin-du-Roy à Trois-Rivières, recommande de prévoir un moment en classe avec chaque groupe pour activer leur compte la première fois, en s’appuyant sur l’exemple d’un d’entre eux. De plus, le CFP a identifié une personne-ressource à même le personnel pour soutenir les étudiants par la suite. D’autres établissements ont choisi de nommer un.e élève par cohorte.

Choisir sa page de démarrage | Fév. 2024

Trois pages de HSPnet vous permettent de les choisir comme page de démarrage lorsque vous ouvrez l’application :
-    Page de Configuration (voir exemple à droite)
-    Boite d’entrée / de sortie (voir exemple ci-bas)
-    Boite de bienvenue

Il vous suffit de cliquer au bas de la page sur «Choisir cette page comme page de démarrage HSPnet»

Gestion des documents des étudiants (OD) | Fév. 2024

Vous pouvez voir les documents téléversés par les étudiants dans la Fiche d’inscriptions > Mode écran : Gérer les documents téléversés par les étudiants :

Dans le même menu déroulant (Mode écran), vous pouvez sélectionner un préalable et voir le numéro de permis ou certification, si celui-ci est toujours valide et la date d’échéance.

Nouvelles vidéos disponibles | Avril 2024

HSPnet nous a présenté deux modules dernièrement. Ces présentations sont disonibles dans la Base de connaissances:
-    e-Orientation
-    Base de connaissances

Assurez-vous de vous connecter à votre compte avant d'accéder aux vidéos.

Les rehaussements HSPnet dans la Base de connaissances | Sept. 2024

Saviez-vous que toutes les améliorations apportées à HSPnet sont répertoriées dans la Base de connaissances ? Allez y jeter un coup d’œil ! 

Livre des archives > Mise à jour des rehaussements

La fonction sexe/genre de l’étudiant | Sept. 2024

Pour certains stages, comme ceux du Soutien à domicile, ou pour certains sites qui ont des vestiaires, il peut être important de connaître le genre/sexe du stagiaire. Il existe une fonction dans HSPnet pour partager cette information. Auparavant, il était nécessaire de communiquer avec HSPnet pour faire activer cette fonction mais elle est désormais débloquée pour tous les utilisateurs du Québec.  

Pour informer les organismes demandeurs que le sexe/genre de l’étudiant est nécessaire, le coordonnateur receveur doit aller dans:

Sous le nombre de lits dans « Activités » vous devez cocher « Le genre des étudiants est requis pour répondre aux préférences du patient/client. » 

Cette icône apparaîtra lorsqu’une demande de stage sera faite pour cette destination. 

Le coordonnateur demandeur pourra identifier le sexe/genre des étudiants en allant dans leur profil, soit via les détails du stage dans la boite de sortie ou en passant par la fiche d’affectation. 

Toute la procédure, tant pour les demandeurs que les receveurs, est bien détaillée dans le Guide Sexe/genre de l’étudiant dans HSPnet de la Base de connaissances.  

Accéder aux courriels des étudiants | Sept. 2024

Il est possible pour les organismes receveurs d'accéder aux courriels des étudiants si ceux-ci ont préalablement été entrés par l'Organisme demandeur, ou que les étudiants ont consenti à la libération de ces informations, dans leur profil. Veuillez vous référer à l'article à ce sujet dans la section Communications pour comprendre le cadre dans lequel ces informations peuvent être utlilisées.

Organismes receveurs

Pour obtenir plusieurs informations sur les étudiants (nom et adresse courriel, jour et mois de naissance, programme d’études, dates de stage, etc.), il faut générer un rapport via le Menu des rapports > Assistants de rapport > Liste d’accès/sécurité.

Une fois dans l’assistant, vous devrez sélectionner l’utilisation permise de ce rapport. Attention, chaque utilisation génère des informations différentes. Nous vous recommandons de choisir :

“Afin de communiquer avec les étudiants tout changement intervenu dans les renseignements sur le stage”

ou la raison la plus appropriée selon votre contexte.  

Organismes demandeurs

Voyons maintenant les deux façons de divulguer le courriel des étudiants:

1. L’organisme demandeur (OD) téléverse l’adresse courriel des étudiants 

Activez la fonction de divulgation du courriel dans le département:

Cochez « Divulguer le courriel de l’étudiant aux fins de livraison de l’information des comptes de réseau/informatique.» 

N’ayez crainte, les adresses peuvent être téléversées en lot.  Allez dans la fiche d’inscription et cliquez sur “Téléverser un fichier d’étudiants pour cette cohorte”. Suivez les instructions. 

Consultez le Guide de Téléversement automatisé des étudiants de la Base de connaissances pour la procédure complète.

2. L’organisme demandeur (OD) donne accès à HSPnet à ses étudiants 

Les étudiants qui ont un accès à HSPnet peuvent consentir directement à partir de leur profil, au partage de leur adresse courriel et/ou leur numéro de téléphone. Dès que le stage est confirmé, l’OR voit l’adresse courriel de l’étudiant en cliquant sur son nom dans le Détail du stage ou dans la Boîte d’entrée. L’adresse de courriel apparaîtra aussi en générant un rapport liste accès/sécurité. 

Consultez la section de la Question du jour pour savoir comment donner l’accès à HSPnet aux étudiants.

Ménage des utilisateurs | Déc. 2024

Vous vous apprêtez à éliminer des utilisateurs inactifs mais ça vous angoisse de les faire disparaître à tout jamais ? Vous pouvez générer une liste à partir du menu des rapports et la garder dans vos dossiers. 

Prévoir un rappel par courriel | Déc. 2024

Vous pouvez vous faire envoyer un courriel de rappel en lien avec une tâche à accomplir pour un stage en particulier. 

À partir de votre boîte d’entrée ou de sortie, sélectionnez un stage, puis: 

Menu Action > Prévoir un rappel > Soumettre 

Une fenêtre s’ouvrira dans laquelle vous pourrez spécifier un titre, un texte et une date d’envoi. Le message vous sera envoyé à 20h la veille de la date d’envoi prévue du rappel. 

Un drapeau rouge s’affichera alors vis-à-vis le stage. En cliquant dessus, vous pourrez modifier l’envoi du courriel.

Pour tout le détail, voyez le guide Courriels de rappel. 

Écran de modifications/alertes | Déc. 2024

C’est la fonction préférée de Louise Leblanc, et on comprend pourquoi: en un coup d’oeil vous voyez les changements les plus récents, et vous pouvez déterminer la période pour laquelle vous voulez voir ces changements: 

Vous y avez accès à partir de votre écran de Bienvenue. 

Organismes demandeurs                         Organismes receveurs