Trucs et Astuces

Quand les acronymes nous éclairent (CR) (Sept. 2023)

Comment s'y retrouver quand on doit gérer les demandes de stage dans un site qui regroupe plusieurs directions ?

Vous pouvez faire précéder le nom de la destination par l'acronyme de la direction concernée. Par exemple, dans un CLSC, les demandes de stage en soins à domicile seront déposées dans la destination SAPA-Services à domicile. Dans ce même CLSC, se retrouve la destination JEUN-Enfance-Famille ou encore DSMD-Guichet d'accès en santé mentale adulte.

Cette information a l'avantage de présenter la variété des services dans un même site et d'aider le nouvel utilisateur HSPnet à se repérer en un simple coup d'œil.

Par Christine Brassard

Sommaire des stages (Sommaire DS) (Sept. 2023)

Cette fonction vous aidera à trouver des milieux de stage et vous présente le taux d'occupation de ces destinations. Organismes demandeurs, votre demande est en conflit ? Organismes receveurs, votre destination ne peut accueillir d'étudiants et vous souhaitez offrir une alternative au coordonnateur demandeur ? Sommaire DS est là !

La fonction se trouve dans le menu de gauche pour les OR ; sous Fiches de travail à gauche pour les OD.

Elle permet de voir, par type de stage (groupe, individuel ou les deux), le taux d’occupation d’un service (ex : Chirurgie) ou d’un site, pour chacune de ses destinations. Par la même occasion, la fonction vous permet de voir tous les milieux d’une région ou d’un organisme qui offrent des stages dans un service en particulier (Ex : Réadaptation en hôpital) ainsi que toutes les destinations d’un site.

Voici un exemple de recherche de milieux pour des stages de groupe, en réadaptation hospitalière :

Et un exemple de recherche de milieux dans un site en particulier :

Le taux d’occupation est indiqué par la couleur des pastilles. Il n’est toutefois pas disponible lorsque vous sélectionnez TOUS dans Type de stage. Vous aurez plutôt le nombre de demandes et d’étudiants pour chaque destination :

Lorsque la fonction de signalisation de conflits d’horaire sera activée cet automne, vous pourrez y voir les conflits d’horaire et aurez l’option de ne voir que les conflits en sélectionnant le mode « Conflits d’horaire seulement ».

Novembre 2023

Signalisation des conflits

Avez-vous remarqué une nouvelle icône dans votre boite de sortie ou d’entrée ? 

Cette icône vous indique que la demande de stage de groupe est en conflit avec un autre stage. Vous pouvez procéder de la même façon que d’habitude pour résoudre le conflit. Une fois résolu, l’icône disparaîtra. Un guide rapide est disponible dans la base de connaissance sous le nom : Signalisation des conflits.

Notez que les stages en préceptorat ne génèrent pas de conflit.

IMPORTANT : Il faut spécifier les jours et les quarts du stage afin de pouvoir identifier les conflits.

Activation de votre messagerie par défaut pour utiliser l’envoi de courriels via HSPnet

Et cette icône, vous l’avez vue à plusieurs endroits dans HSPnet ? 
Vous avez cliqué mais ça ne fonctionne pas ?

Voici comment définir votre messagerie par défaut dans HSPnet :
Accédez aux paramètres de votre ordinateur à partir de l'icône de démarrage située dans le coin inférieur (gauche) de votre écran > Paramètres > Applications (ou Applis) > Applications par défaut > Courrier > Sélectionnez votre messagerie par défaut, probablement Outlook.

Restriction d’accès aux informations de stage (OD et OR)

Les étudiants ayant un accès à HSPnet peuvent consulter les informations de leur stage (ex. coordonnées des personnes ressources) une fois celui-ci confirmé par l’OR.

Toutefois, il est possible, de masquer ces informations jusqu’à quelques jours avant le début du stage.

Ainsi, s’il y a des changements entre le moment de la confirmation du stage et le début du stage, l’étudiant ne verra que les informations à jour. 

OD : 
Maintenance > Configuration > Cours > (la feuille cochée) > Personnes-ressources.

OR : 
Maintenance > Configuration > site ou destination > (la feuille cochée) > Personnes-ressources

Le guide rapide s’appelle Masquer l’accès des coordonnées de l’enseignant, de l’agent de destination ou du superviseur aux étudiants ayant accès à HSPnet.

Implantation de l’accès aux étudiants dans les CFP
Si vous êtes dans le processus d’octroyer des accès aux étudiants, que ce soit l’accès régulier ou avancé, Sonia Bourbeau, du Centre de services scolaire du Chemin-du-Roy à Trois-Rivières, recommande de prévoir un moment en classe avec chaque groupe pour activer leur compte la première fois, en s’appuyant sur l’exemple d’un d’entre eux. De plus, le CFP a identifié une personne-ressource à même le personnel pour soutenir les étudiants par la suite. D’autres établissements ont choisi de nommer un.e élève par cohorte.

Choisir sa page de démarrage

Trois pages de HSPnet vous permettent de les choisir comme page de démarrage lorsque vous ouvrez l’application :
-    Page de Configuration (voir exemple à droite)
-    Boite d’entrée / de sortie (voir exemple ci-bas)
-    Boite de bienvenue

Il vous suffit de cliquer au bas de la page sur «Choisir cette page comme page de démarrage HSPnet»

Gestion des documents des étudiants (OD)

Vous pouvez voir les documents téléversés par les étudiants dans la Fiche d’inscriptions > Mode écran : Gérer les documents téléversés par les étudiants :

Dans le même menu déroulant (Mode écran), vous pouvez sélectionner un préalable et voir le numéro de permis ou certification, si celui-ci est toujours valide et la date d’échéance.