Organismes demandeurs / Placing agencies
Introduction à HSPnet
Niveau: Débutant
Rôle: Utilisateur régulier
Durée : 1 heure
Heure : 13h00 à 14h00
Dates :
29 janvier 2025: Inscription pour le 29 janvier 2025
9 avril 2025 : Inscription pour le 9 avril 2025
24 septembre 2025: Inscription pour le 24 septembre 2025
Formateur : Asante Boadi
Contenu
-
Utilisation de la Base de connaissances
-
Première connexion; changer le mot de passe
-
Options d’assistance / ressources
-
Fonctions de recherche
-
Confidentialité des données, vie privée et sécurité
-
Rôles et responsabilités
Fonctions de base et gestion du cycle des demandes
Niveau: Débutant
Rôle: Utilisateur régulier
Durée : 2h
Heure : 13h30 à 15h30
Dates :
18 février 2025 : lien d'inscription
16 avril 2025: lien d'inscription
1er octobre 2025: lien d'inscription
Formateur : Asante Boadi
Contenu
- Présentation des écrans de bienvenue et de sortie
- Présentation des filtres
- Processus de gestion du cycle de demandes de stages
Getting Started for Placing Coordinators
Date: January 15th, 2026
Time: 12:30 pm - 1:30 pm (60 minutes)
Trainer: HSPnet
This session is designed specifically for Placing Coordinators or those who manage placement requests for their School/Program.
Topics to be covered:
- Using the Knowledge Base
- Placing Agency Management (Program/Course Maintenance)
- Understanding how to use Cohort Maintenance screen
- Managing Students
- Placement Cycle steps for PC's
Gestion de cohortes et inscriptions individuelles d’étudiants
Niveau: Débutant
Rôle: Administrateur local
Durée : 1 heure
Heure : 11h00 à 12h00
Dates : 11 février 2025; 28 août 2025
Formateur : Louis Barrière
Contenu
- Configuration et gestion des cohortes
- Inscription individuelle d’étudiants
- Téléversement de listes d’étudiants vers une cohorte
Cohort Maintenance and Graduating Students
Date: May 14th, 2025 - 12:30 pm to 1:30 pm (60 minutes)
Trainer: HSPnet
This webinar is specifically for Placing Coordinators, or those who are managing Cohorts on behalf of a Placing Agency (School).
Topics to be covered:
- Current View filtering options
- Structured vs unstructured Cohorts, copying Cohorts vs creating from scratch
- Understanding naming conventions for Cohorts
- Archiving/Inactivating Cohorts + reviewing Inactivated ones
- Editing Courses within Cohorts and reviewing options within
- Review of student enrollment, pulling appropriate reports and graduation
Accès avancé pour étudiants
Niveau: Débutant
Rôle: Administrateur local
Durée : 11h à 12h
Dates : 6 février 2025, 26 août 2025, 25 novembre 2025
Formateur : Louis Barrière
Contenu
- Création d’accès pour étudiants
Création d’accès du personnel
Niveau: Débutant
Rôle: Administrateur local
Durée : 1 heure
Heure: 13h30 à 14h30
Dates : 28 janvier 2025; 17 juin 2025; 30 septembre 2025
Formateur : Karina Pourreaux
Contenu
- Création de nouveaux comptes utilisateurs pour le personnel : coordonnateurs demandeurs, utilisateurs réguliers, enseignants
Staff Management in HSPnet
Date: November 19th, 2025 - 12:30 pm to 1:30 pm (60 minutes)
Trainer: HSPnet
This session is for any Local Administrator (Placing or Receiving Coordinator)
Topics to be covered:
- Best Practices for entering Staff into HSPnet
- Cleaning up staff records
- Giving HSPnet access to Staff (pros + cons)
Maintien à jour de la base de données
Niveau: Intermédiaire
Rôle: Administrateur local
Durée : 1h30
Heure : 13h30 à 15h00
Dates :
23 avril 2025 REPORTÉ AU 7 MAI: Lien d'inscription
22 octobre 2025: Lien d'inscription
Formateur : Asante Boadi
Contenu
- Maintien à jour des cohortes, des cours et des programmes
- Mise à jour des comptes utilisateurs et des comptes enseignants
Facturation
Niveau: Intermédiaire
Rôle: Administrateur local
Durée : 1h00
Heure : 13h30 à 14h30
Dates : 5 février 2025; 30 mai 2025; 28 novembre 2025
Formatrice : Elizabeth Vallières
Contenu
- Annulation de demandes et de quarts;
- Saisie des absences des étudiants;
- Validation du nombre d’élèves affectés vs taille des groupes;
- Ajustement du tarif journalier;
- Production du rapport de facturation;
- Vérification, analyse et correction du rapport de facturation.
Q&A: Correspondence feature
Date: September 25th, 2025
Trainer: HSPnet
Description:
Placing and Receiving Coordinator demonstration of Correspondence templates, including its use for managing placements and/or general communication with both staff and students.
Topics to be covered:
- Organizational Logos and Department addresses
- Staff Signatures including uploading images
- Review of Correspondence template types (Free Form and Formal)
- How to build each type of template
- How to generate correspondence
Q&A: Reporting session for Placing Agencies
Date: December 11th, 2025 - 12:30 pm - 1:30 pm (60 minutes)
Trainer: HSPnet
Description:
General overview of Reporting options available to Placing Agencies in HSPnet and how data can be used.