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Nagano

La Direction de l'enseignement universitaire et de la recherche du CIUSSS du Centre-Sud-de-l'Île-de-Montréal (CCSMTL) est fière de vous annoncer que l'établissement a déployé, le 1er avril 2021, son outil de gestion des demandes d’évaluations de projets de recherche mieux connu sous le nom de Nagano. Cette plateforme, déjà utilisée dans la plupart des établissements du réseau de la santé et des services sociaux (RSSS), vient soutenir et faciliter la triple évaluation (scientifique, convenance institutionnelle, éthique) des projets de recherche. Au CCSMTL, la DEUR coordonne l’adaptation et le déploiement de cette solution informatique provinciale pilotée par le ministère de la Santé et des Services sociaux.

Implantation de la plateforme Nagano
Mise à jour du 1er avril 2021

Toutes les nouvelles demandes d'évaluation d'un projet de recherche au CCSMTL doivent dorénavant être déposées par la plateforme Nagano

Pour plus d'informations sur l’utilisation de Nagano, des capsules de formation de base pour les chercheurs sont disponibles ici.

Si vous souhaitez avoir du soutien, n'hésitez pas à communiquer avec le coordonnateur ou la coordonnatrice du CÉR. 

Les chercheurs qui n’ont pas reçu un code d’accès créé automatiquement peuvent écrire à l’adresse suivante pour en faire la demande: evaluation.projets.recherche.ccsmtl@ssss.gouv.qc.ca . 

Rencontres de Questions | Réponses

Pendant les premières semaines post-déploiement, des super-utilisateurs seront disponibles à des plage-horaires fixes pour répondre à vos questions. Les chercheurs du CCSMTL y sont bienvenus en entrée libre. N'hésitez pas à vous y joindre. 

  • Quand : Les lundis et mercredis de 13 h à 14 h en mai et juin
  • Où : Rencontre virtuelle par Zoom

Pour accéder aux rencontres (19, 26 et 31 mai, 2, 7, 9, 14, 16, 21, 23, 28 et 30 juin) :

Lien Zoom
ID de réunion : 654 9565 2988
Code secret : 759563

Qu’est-ce que Nagano?

Nagano est un système de guichet unique et de gestion des projets de recherche où toute l’information est disponible au même endroit, facilitant ainsi l'archivage et la traçabilité des dossiers, tant pour les chercheurs que pour les comités évaluateurs (scientifique, convenance institutionnelle, éthique). De plus, l'outil offre aux chercheurs la possibilité d'un suivi en temps réel du traitement de leurs projets par les différentes instances impliquées dans l'évaluation.

Des ressources spécialisées pour vous

Les coordonnateurs des comités d’éthique de la recherche (CÉR) sont formés comme super-utilisateurs de Nagano et constituent vos principaux répondants dans l’utilisation de cet outil. 

La DEUR s'est également dotée d'une ressource dédiée à Nagano afin de travailler activement à son déploiement et aussi pour offrir un soutien rapide et personnalisé quant à son utilisation. En effet, Mariama Touré tient le rôle de chargée de projet pour Nagano depuis mai 2020, après avoir fait partie du CÉR des établissements du CRIR pendant plus de 10 ans, d’abord à titre de membre, puis de coordonnatrice par intérim.  

Bien entendu, des guides d’utilisation sont développés pour chaque groupe appelé à utiliser le logiciel (coordonnateurs de comité; membres et présidents de comité; chercheurs) de même que des capsules de formation. 

Une approche unique pour mieux vous accompagner

De plus, le Nagano développé au CCSMTL met aussi de l'avant une approche informative visant à accompagner de façon dynamique les équipes de recherche dans le dépôt et le suivi de leurs projets. Cette approche ajoute plusieurs éléments d’information tout au long du questionnaire pour préciser les questions ou expliquer leur pertinence. 

Un outil évolutif 

Nagano est un outil évolutif qui pourra être modifié, même après son déploiement. Une mise à jour sera prévue après environ 2 mois d’utilisation afin de corriger les lacunes potentielles.
 

Formations en ligne

Nos vidéos de formation sont regroupées dans une liste de lecture sur YouTube. Cette liste inclut : 

  • Formation Démarrage pour chercheurs (35 minutes avec explication) :
  • Capsule Déposer un nouveau projet (3 min pas-à-pas)
  • Capsule Répondre aux conditions du CÉR (3 min pas-à-pas)
  • Capsule Transmettre une notification (2 min pas-à-pas)
  • Capsule Renouvellement annuel  (1 min pas-à-pas)

Foire aux questions

Accès à Nagano

Comment me connecter à la plate-forme Nagano du CCSMTL?

Le lien vers la plateforme Nagano du CCSMTL est le suivant : https://ccsmtl.nagano.ca/login

Comment obtenir un nom d’utilisateur?

Tous les chercheurs dont un projet était déjà en cours au CCSMTL ont reçu un accès Nagano (nom d’utilisateur et mot de passe temporaire) dès le déploiement. Un courriel à cet effet leur a été envoyé. 
Pour les personnes (chercheur ou membre de leur équipe de recherche) n’ayant pas reçu d’accès créé automatiquement, vous pouvez écrire à l’adresse suivante pour en faire la demande : evaluation.projets.recherche.ccsmtl@ssss.gouv.qc.ca.
Afin de pouvoir traiter votre demande d'accès, merci de vous assurer de nous transmettre les informations suivantes :

  1. Nom et prénom
  2.  Préfixe (ex. :  Madame, Monsieur, Dr/Dre, Pr/Pre) ou suffixe (ex. : Ph. D., Md)
  3. Courriel
  4. Téléphone
  5. Fonction (ex. : Chercheur(e), Étudiant(e), Professionnel(le) de recherche, Médecin ou résident(e), Autre)
  6. Établissement de santé / Maison d'enseignement / Autre établissement
  7. Adresse civique professionnelle (pour chercheur(e) uniquement)

Merci de prévoir jusqu’à deux jours ouvrables pour le traitement de votre demande d’accès.

La plateforme Nagano est-elle sécurisée ?

La plateforme est hébergée sur un serveur sécurisé, localisé au Canada. 
Grâce au nom d’utilisateur et au mot de passe qui sont strictement confidentiels, votre connexion est sécurisée. Veuillez noter que les accès ne doivent pas être partagés. En ce sens, nous invitons tous les membres des équipes de recherche à faire une demande pour obtenir leur propre accès personnalisé.

Quel est le fureteur recommandé pour utiliser Nagano ?

Google Chrome est le fureteur recommandé pour l'utilisation de Nagano.

Les fureteurs de Microsoft Internet Explorer (version 9 ou plus) ont été testés et garantissent la compatibilité des fonctions de base de Nagano. Safari a également été testé sporadiquement et est fonctionnel. 
 

Mon profil

Est-ce possible de modifier l’adresse courriel reliée à mon compte Nagano CCSMTL ?

Oui. En accédant à votre profil, vous pouvez ajouter une deuxième adresse courriel dans l’onglet « courriel préféré ». C’est cette adresse qui sera utilisée en priorité.

Pourquoi devrais-je mettre à jour mon profil d’utilisateur ?

Afin de faciliter la mise en forme automatique des documents officiels (ex. : lettre de déclaration de CÉR évaluateur, lettre d’approbation éthique du projet, lettre PFM, etc.) pour les membres du bureau d’évaluation des projets du CCSMTL, il serait indiqué de mettre à jour votre profil d’utilisateur dans Nagano. Une attention particulière devrait être apportée aux champs suivants : préfixe, suffixe, fonction, organisation (ex. : Établissement de santé, Maison d'enseignement) et adresse civique professionnelle. 

Lorsque je me connecte à mon compte Nagano CCSMTL, à quels projets aurai-je accès ?

Vous aurez accès à tous vos projets actifs et projets sur lesquels vous êtes utilisateur. Si vous n'avez pas accès à un de vos projets, svp communiquer avec nous à l’adresse suivante : evaluation.projets.recherche.ccsmtl@ssss.gouv.qc.ca.
 

Autres utilisateurs

Quelles autres personnes de votre équipe de recherche peuvent avoir accès à vos projets ?

Seules les personnes ayant obtenu un accès à Nagano du CCSMTL peuvent être ajoutées comme utilisateurs pour vos projets. Ces personnes pourront avoir un niveau d’accès « Édition » ou « Lecture seulement », selon votre préférence.

Veuillez prendre note que des évaluateurs de convenance pourraient être ajoutés à vos projets (niveau d’accès « Lecture seulement »), et ce, pour faciliter les démarches d’examen de convenance institutionnelle ou d’examen des contrats, le cas échéant.

Est-ce que plusieurs personnes peuvent déposer des documents dans un projet ?

Oui. Toutes les personnes ayant accès au projet en tant qu’utilisateurs avec un niveau d’accès « Édition » peuvent accéder au formulaire afin de remplir des sections et ajouter des documents.
 

Remplir les formulaires

Les sections du formulaire sont indiquées par des flèches de différentes couleurs. Que signifient-elles?

Les sections accompagnées d’une flèche rouge doivent obligatoirement être remplies pour que le formulaire puisse être déposé au CER. 
La flèche blanche indique une section non-obligatoire, mais qui facilite la tâche des évaluateurs. 
La flèche orange indique que la section est partiellement remplie. 
Enfin, la flèche verte indique que la section est correctement remplie. 

Le bouton Dépôt n’est pas accessible (« cliquable »). Que dois-je faire ? 

Des données manquantes empêchent le dépôt du formulaire. Pour remédier à la situation, vous devez vous assurer que toutes les flèches sont vertes (ou restées blanches). 

Une question ne s’applique pas à mon projet, je n’ai donc pas de réponse à donner. Comment répondre pour remplir correctement la section ?

Lorsqu’une réponse de type texte (ex. : phrase ou paragraphe) peut être donnée, il est possible de répondre « Non applicable ». Il faut savoir que certaines questions sont posées pour des raisons de reddition de comptes au MSSS ou de structure du logiciel : merci d’y répondre au meilleur de vos connaissances et n’hésitez pas à communiquer au besoin avec la coordonnatrice du CER (ou la personne en charge de la convenance pour les projets multicentriques externes).

Si je n’ai pas eu le temps de compléter le formulaire en entier, est-ce que je perds les champs remplis ?

Non. Chaque section du formulaire est sauvegardée individuellement. Vous n’avez qu’à cliquer sur le bouton « Sauvegarder et continuer » après chaque question. Vous pouvez donc remplir un même formulaire durant plusieurs jours ou moments de la journée. 
 

Nouveau projet

Lors de la création d’un projet, j’indique que mon projet est multicentrique dans les cas suivants :

Lorsque votre projet évalué par l’un des CÉR du CCSMTL se déroule également dans au moins un autre établissement du RSSS, vous devrez remplir un formulaire de convenance (F11-MEO) dans la plateforme Nagano de cet autre établissement. Dans le guichet d’entrée du Nagano du site participant, vous devrez indiquer que le projet est multicentrique et répondre « Non » à la question "Évaluation éthique dans cet établissement". Il faut indiquer le nom du CÉR du CCSMTL comme évaluateur du projet pour l’éthique. Cette information est valable pour les projets du CRIR qui se déroulent dans un établissement du CRIR, autre que le CCSMTL.

À quoi sert l’identifiant Nagano de mes projets?

En personnalisant l'identifiant Nagano, qui sert à donner un surnom (acronyme ou nom court) à chacun de vos projets, vous pouvez plus facilement les repérer. Veuillez noter que lors de la migration des projets en cours pré-Nagano, les numéros de projets ont été automatiquement repris comme Identifiant Nagano. Nous vous invitons donc à mettre à jour cette information. Il vous suffit d’appuyer sur le bouton Édition dans la page de votre projet afin de faire ce changement.
 

Suivi de projet

Est-ce que je vais recevoir des courriels pour m’informer qu’il y a du nouveau ou que j’ai des actions à poser concernant ma demande ?

Un rapport journalier vous sera acheminé à l’adresse courriel associée à votre compte, à moins que vous n’ayez modifié les paramètres de suivi d’activités dans votre profil. Si vous ne désirez plus recevoir cette notification, vous devrez consulter de façon régulière votre tableau de bord dans Nagano.

Renouvellement

En tant que chercheur, est-ce que je peux initier personnellement ma demande de renouvellement annuel sans l’intervention du CER ? 

Non. Contrairement aux autres formulaires de suivi, le formulaire de renouvellement ne peut être ajouté à un projet par l’équipe de recherche. Il sera initié par le CER. Le formulaire est ajouté à votre projet avant la date d’expiration de l’approbation éthique. Une notification vous sera envoyée par courriel pour vous aviser que l’approbation d’un projet arrive à échéance et qu’il doit être renouvelé. 
Malgré certains retards d’envoi de formulaires, cette situation ne devrait pas avoir d’impact sur le bon déroulement de vos projets. Nos coordonnatrices de CER seront vigilantes afin de s’assurer que vous recevrez votre demande de renouvellement au moins un mois avant l’échéance de votre approbation éthique

Supprimer un projet

Comment supprimer un projet abandonné en cours de route ou créé par erreur?

Seul un administrateur du bureau du CER peut procéder à la destruction d’un projet créé dans Nagano. Veuillez contacter la coordonnatrice du CER visé. Pour un projet multicentrique externe veuillez écrire à l’adresse suivante : evaluation.projets.recherche.ccsmtl@ssss.gouv.qc.ca.

Fonctionnalités de Nagano

La plateforme Nagano du CCSMTL a été conçue avec une visée formative pour les équipes de recherche. Qu’est-ce que ça veut dire concrètement dans l’utilisation du logiciel ? 

Un effort a été réalisé afin d’adapter le Nagano du CCSMTL à la recherche qui se déroule dans l’établissement ou sous ses auspices (ex. : psychosociale). Des textes explicatifs (indices encadrés en rouge dans la plateforme) ont été ajoutés afin de clarifier la définition de certains termes ou de donner plus de détails sur les réponses attendues, en incluant des exemples. Des références à des normes ou des concepts sont au besoin données pour permettre à l’utilisateur d’obtenir plus d’informations sur certains thèmes.

Quels sont les outils de formation offerts aux équipes de recherche pour l’utilisation efficiente de la plateforme ?

Les outils suivants sont disponibles pour vous aider à mieux vous orienter dans Nagano : 

  • Capsules générales mises à votre disposition par le fournisseur de Nagano. 
  • Formations et guides d’utilisation spécifiques à la plateforme Nagano du CCSMTL.
  • Séances questions réponses : animées par Mariama Touré les lundis et mercredis de juin de 13 h à 14 h. Rendez-vous ici pour les informations de connexion à ces séances virtuelles. 

Autres questions

Qui dois-je contacter si j’ai un problème avec Nagano?

Contactez-nous à evaluation.projets.recherche.ccsmtl@ssss.gouv.qc.ca.

Nous contacter

Si vous avez des questions ou des problèmes d’accès à la plateforme Nagano ou souhaitez nous faire part de vos commentaires (difficultés rencontrées, coquilles, ou idées d’amélioration), écrivez-nous :
Courriel : evaluation.projets.recherche.ccsmtl@ssss.gouv.qc.ca.

Si vous nous écrivez, veuillez inclure les éléments d'information suivants à votre courriel :

  1. Le numéro Nagano du projet avec lequel vous avez une difficulté (le cas échéant);
  2. Votre nom d'utilisateur;
  3. La description du problème;
  4. Capture d'écran du problème (ex. : message d'erreur) si possible;
  5. Coordonnées où vous souhaitez être contacté.